報名諮詢功能

功能簡介

報名諮詢功能是一項專為教育機構、補習班等單位設計的線上管理工具，讓學生或訪客可以透過網站表單主動留下聯絡資料與課程諮詢內容。所有填寫的資料會即時彙整至後台，由管理人員進行查看、篩選、分類、修改與回覆，大大提升資訊管理的效率。

此功能支援多種訊息通知方式，如電子郵件、LINE Notify 和雲訊息推播。當有新的諮詢填寫時，管理人員能即時獲得通知，不錯過任何潛在學員的聯繫機會。報名諮詢功能是學校在招生初期用來掌握潛在學生意願的重要橋樑，能有效協助機構擬定後續的招生行動與溝通策略。

操作步驟詳解

1. 登入並進入管理介面

• 使用管理人員帳號登入 LOL 平台。
• 於左側功能選單中找到「報名諮詢」並點擊進入。

2. 搜尋報名紀錄

• 系統提供多種條件搜尋方式，包含姓名、電話、電子信箱、性別、狀態等。
• 若資料量龐大，可使用關鍵字快速縮小搜尋範圍，點選「搜尋」按鈕後系統會自動顯示符合條件的紀錄。

3. 檢視報名表單詳細內容

• 點選某一筆報名紀錄，會展開詳細資訊內容。
• 包含：姓名、性別、聯絡方式、Email、諮詢主題與內容、填寫時間等資料欄位，便於評估該筆諮詢的優先處理程度。

4. 修改報名內容

• 若需要更新填寫的內容，可點選「修改諮詢表」進入編輯頁面。
• 可修改的欄位包括聯絡方式、狀態標記、諮詢主題等。
• 完成修改後點選「儲存」，系統即會更新紀錄。

5. 回覆報名諮詢者

• 系統支援直接從後台透過 Email 或 LINE 發送回覆通知。
• 若該學員有安裝 APP 且符合版本需求，也能同步透過雲訊息模組推播通知訊息，提升聯繫效率與觸達率。
• 建議建立標準回覆話術範本，提升作業流程效率。

使用情境與範例說明

範例一：學生透過網站報名課程

學生在補習班官網點選「諮詢報名」按鈕後填寫資料，系統即時將該筆表單送入管理後台，由招生人員安排聯絡與進一步說明會。

範例二：社群廣告引流至報名頁

補習班投放 Facebook 或 Instagram 廣告，導向報名表單頁面。潛在學生填寫表單後，資料集中進入後台，管理人員依據興趣主題分類、分配並安排後續跟進。

範例三：電話諮詢後由櫃檯人員建檔

接到電話詢問後，櫃檯人員可即時登入系統新增一筆報名紀錄，填入來電者基本資料與需求，便於後續轉交負責講師或業務人員進行說明。

範例四：外部問卷工具資料整合

若已有使用 Google 表單等工具收集學生意願，可將結果以 Excel 形式整理後匯入 LOL 系統，統一集中處理並加強管理流程。

範例五：營隊或課程前期報名預收名單

針對即將開辦的體驗營、短期班或寒暑期課程，可使用此功能作為前期報名登記介面，方便主辦方初步掌握報名狀況與需求分析。

常見問題 Q&A

Q1：能不能設定自動通知管理員有新報名？

A：可以。請在「系統管理 > 設定 > 通知設定」中開啟 Email 或 LINE Notify，即可在收到新報名時立即通知。

Q2：可以修改報名者填寫的內容嗎？

A：可以。每筆報名表單皆可由管理人員進行編輯，只需點選「修改諮詢表」即可。

Q3：有辦法快速統計報名人數嗎？

A：系統提供 Excel 匯出功能。先用條件搜尋報名紀錄，再點擊右上角「匯出」，即可取得統計資料。

Q4：報名紀錄能直接轉成正式學員帳號嗎？

A：目前需手動建立帳號。請於學員管理模組中新增帳號並匯入基本資料。

Q5：報名資料能備份或轉移嗎？

A：可以。在報名諮詢頁面使用匯出 Excel 功能，即可將資料儲存為試算表以供備份或分析使用。

補充說明與建議

這項功能在招生流程中扮演非常關鍵的角色，尤其是前期接觸潛在學生的環節。搭配簡訊模組、雲訊息模組等推播工具，可實現跨平台即時溝通，大幅提高轉換率。

此外，也建議將此功能整合至機構的各種入口，例如網站首頁、LINE 官方帳號選單、臉書貼文連結等，將觸及面最大化，提高主動報名的意願與機率。

此報名諮詢系統也可作為資料庫長期維護工具，後續可用於統計分析、名單追蹤、興趣分類與潛在轉換，提升整體招生成效。